Ноль во входящих
Сегодня поговорим о том, как можно сделать рабочий процесс более продуктивным. Нередко люди считают, что методологии по личной эффективности сродни шаманству и являются лишней тратой времени. По факту, грамотно настроенные рабочие процессы составляют львиную долю успеха любого дела. Ну а те, у кого таких процессов нет, погрязают в энтропии, которая имеет мерзкое свойство увеличиваться.
Какой бы классной не была наша система, ее одной для оптимальной работы недостаточно. Любой инструмент нужно использовать с умом. В нашем случае — с правильной методологией. Одной из таких методик является Inbox Zero. Подход придумал Мерлин Манн, консультант по рабочим процессам (посмотреть лекцию Манна для Google Tech Talks на английском). Суть в том, чтобы научиться максимально эффективно работать с входящей информацией и перестать испытывать экзистенциальную тошноту при взгляде на «284 непрочитанных письма».
Для этого предлагается сделать несколько последовательных несложных шагов:
- Отписаться от всех ненужных вам рассылок. Часто вам кажется что «это очень интересная информация», но по факту 10 писем из 10 вы в конце концов удаляете за давностью лет, так и не найдя на «нужную информацию» время. Если вы заметили что удаляете уже второе (третье, десятое) письмо от одного адресата подряд, так и не прочитав — найдите 2 минуты и отпишитесь раз и навсегда. Если вам когда-нибудь потребуется эта информация, просто подпишетесь снова. Убрав этот «белый шум», вы сможете вздохнуть гораздо свободнее.
- Для тех рассылок, которые вы все-таки читаете, настройте фильтр, и пусть они попадают в отдельную папку. Тогда в свободные 15-20 минут вы сможете открыть нужную папку и спокойно вдумчиво прочитать содержимое.
- С оставшимися письмами нужно научиться оперативно работать. Всего Манн выделяет 5 возможных видов взаимодействия с входящими.
- Удалить. Все, что не требует вашего ответа и/или внимания можно спокойно выкинуть с глаз долой, пусть не мозолит глаза.
- Делегировать. Удивительно большое количество писем, адресованных вам, на деле к вам отношения не имеют. Например, вы годами можете служить «глухим телефоном» между вашей бухгалтерией и бухгалтерией компании-партнера, пересылая туда-сюда вопросы и документы. Допустим, 1 запрос в неделю умножить на минимум два письма (вам же надо каждой стороне ответить), это при самом хорошем раскладе больше сотни бесполезных для вашей эффективности писем в год. На деле – скорее несколько сотен. Все такие дела можно и нужно делегировать прямым адресатам, проще один раз связать между собой две бухгалтерии, чем тратить драгоценное время, служа «буфером обмена».
- Ответить. В эту категорию попадают письма на которые можно ответить в течении пары минут. Как только вам приходит такое письмо — не откладывая в долгий ящик или «на потом» сразу же отвечайте, и можете спокойно удалять после этого письмо.
- Сделать. Сюда попадают письма, требующие от вас активных действий, которые займут больше чем несколько минут. По принципу Парето эти письма будут составлять около 20% от вашей корреспонденции, но именно они приносят 80% прибыли. Эта часть и есть, по сути, ваша продуктивная работа. Пример такого письма - клиент просит типографию рассчитать ему стоимость печати календарей с заданными параметрами.
- Отложить. Сюда попадают письма, требующие ответа, но по какой-то причине его невозможно дать прямо сейчас (например, нужный вам специалист до четверга на больничном). В этом случае целесообразно сразу же отписаться адресату о причинах задержки, и сложить письмо в специальную папку. Возьмите за правило просматривать ее раз в день, и «подчищать», когда появляется возможность.
Взяв за привычку сортировать почту по этим параметрам, можно довольно быстро расчистить текущие завалы, и сократить время, которое вы тратите на обработку входящих каждый день.
Причем тут Планиро?
Недавно мы запустили на сайте новый инструмент для работы — уведомления в интерфейсе.
Они построены по принципу inbox zero. Все, на что вы подписаны, появляется в разделе «Уведомления» в виде непрочитанных веток. Здесь-то и стоит использовать методику, описанную выше. В итоге в рабочей области останется только самая важная и срочная работа. Расскажу подробнее с примерами.
В настройках вашего аккаунта есть вкладка «уведомления». В ней вы можете выбрать какие уведомления и каким образом (по email’у и/или в интерфейсе Планиро) вы хотите получать. Рекомендуем потратить 15 минут и пройтись по всем пунктам, распределив уведомления максимально удобным именно для вас образом. Например, получать на email только самое приоритетное (у кого-то это будут новые комментарии к обсуждениям, у кого-то новые задачи для выполнения note- вы знали, что вы можете отвечать на комментарии прямо с почты, простым ответом на письмо?), а все остальное оставить только в web-версии (оно теперь будет появляться в разделе «Уведомления»).
Этот раздел состоит из 2 частей. Слева список всех уведомлений которые поступили, справа — подробное описание конкретной ветки. Например задача, в ней собраны все данные об изменениях в хронологическом порядке: комментарии, изменение статуса, смена ответственного, и пр. Как только приходит новое уведомление, ветка автоматически поднимается в левом списке вверх. Аналогичным образом устроены уведомления для всех остальных типов данных — заметок, обсуждений, и тд. Легко заметить, что по такому же принципу устроена работа почтовых клиентов.
Вкладка уведомлений и есть весь входящий поток в вашем рабочем процессе. Дальше ваша задача безжалостно разобраться с ним, применяя метод Inbox Zero, и постигнуть дзен.
- Удалить. Нередко вы совершенно не собирались следить за задачей, но вас все равно подписали, «на всякий случай». Или клиент от душевных щедрот решил подписать весь отдел, в надежде что это ускорит процесс. В общем, вы сами не знаете зачем это в вашей ленте и хотите чтобы его не было. Совсем. Нажмите на уведомление, и в верхнем правом углу открывшейся задачи нажмите на надпись «Отписаться». Больше с этой страницы вам уведомления приходить не будут. Ну пока вас снова не подпишут (:
- Делегировать. Тут все просто - если задачу повесили на вас по ошибке, смените ответственного. Можете продолжать за ней следить, или см. пункт 1.
- Ответить. Везде где можно, отвечайте сразу, прямо в самих уведомлениях. После этого со спокойной душой нажимайте на иконку архивирования, и в следующий раз ветка появится в ленте только когда в ней будут совершены изменения.
- Отложить. Тут вам пригодится вторая иконка. Она позволяет убрать ветку из ленты на час, день, или неделю. По истечение выбранного срока ветка вновь появится в ленте, и тогда в идеале ее можно будет перевести в другой статус. Если вы откладываете ветку более двух раз - рекомендуем задуматься о том, чтобы использовать любой другой из предложенных здесь пунктов.
- Сделать. Все оставшиеся данные в уведомлениях и есть ваша непосредственная работа. Если вы исполнитель – там сплошь ваши задачи и пара-тройка обсуждений. Если вы менеджер, в вашу ленту добавятся, например, чужие задачи, которые вы проверяете, события из календаря, обсуждения с клиентами.
Сотрудник любого профиля сможет настроить уведомления так, чтобы было удобно лично ему, и при соблюдении нехитрых правил держать на виду только то, что по-настоящему важно для эффективной работы. Вот пример области уведомлений нашего технического директора Руслана. Он как пишет код самостоятельно, так и занимается развитием компании и проводит код ревью для других программистов. Хотя задач и много, благодаря применению Inbox Zero всегда понятно что в данный момент важно, а что нет.
Отладка рабочего процесса требует времени, и, если честно, часто жалко его тратить на такое скучное занятие. Однако, в перспективе, хорошо настроенная методика работы позволяет сохранить на порядок больше времени, а главное, нервов. Хорошей вам работы!