Сказ о том, как менеджер проектов стал время учитывать
"... Однажды я пришла в управленческий отдел нашей компании, чтобы поговорить с шефом один на один, и услышала фразу, которую надеялась не услышать никогда: “Мы собираемся начать вести учет затраченного на проект времени”. О, неееет! Мой шеф постарался подсластить пилюлю, перечислив все плюсы такого подхода. Да, конечно, иметь информацию для анализа здорово, но лично мне ее отсутствие не мешает в работе. Да, я смогу увидеть, сколько времени моя команда тратит на работу, но мне никчему такие подробности. Я никогда этого не делала, и совершенно не желаю начинать сейчас. Стоило мне протянуть честное пионерское “нууу, я, конечно, попробую…”, как мне тут же сообщили,что теперь учет времени входит в список моих рабочих целей на ближайшее время. Отлично…"
Первая неделя.
Мне даже в голову не пришло, что придется выделить весь полдень пятницы на заполнение несчастного отчета о работе. Для каждой строки в отчете приходилось мучительно вспоминать, что же именно я делала в это время. Моя команда ныла, что эта отчетность отнимает кучу времени, которую они могли бы потратить на реальную работу. Да я и сама не уверена, что стоит отнимать время у проекта ради заполнения формальных бумажек.
Вторая неделя.
Я начала выделять по несколько минут каждый день, чтобы записывать проделанную работу, вместо того, чтобы оставлять это на конец недели. В таком виде это особо много времени не занимает. Я просмотрела отчет о времени по каждому сотруднику. Довольно познавательно сравнить их изначальные оценки с реально затраченным на работу временем.
Третья неделя.
Я продемонстрировала нашему инвестору отчет по времени, и она была в восторге. Какой неожиданный и приятный сюрприз! Она была весьма впечатлена тем, что мы собираем аналитические данные, и даже захотела показать их вышестоящей команде. Более того, мы отлично поговорили, просматривая вместе этот отчет. Когда-то я просил у нее выделить мне больше ресурсов на этот проект и получил отказ, так как люди были слишком заняты на других проектах. С отчетами было видно, что при текущей скорости, мы не успеем сдать проект к сроку. Поэтому она разрешила моей команде тратить 100% своего рабочего времени на этот проект. О, благодатный день!
Четвертая неделя.
Мне теперь трудно поверить в то, что всего несколько недель назад я была категорически против учета времени. Удивительно, насколько больше данных для аналитики и планирования мне теперь доступно. Учет времени принес много пользы не только мне. Мой старший менеджер сообщил мне, что он показал руководящему составу отчет о том, куда проектные менеджеры затрачивают свое рабочее время. Это помогло ему сдвинуть дедлайн по нескольким проектам. Более того, ему позволили нанять еще одного ПМа! Это облегчит лично мою жизнь, существенно облегчит объем нагрузки. Каких-то несколько минут в день и такой замечательный результат. Фантастика!
Всего месяц назад я была ярым противником ведения учета времени. Теперь я даже думать не желаю об отсутствии учета. Учет времени может дать вам намного больше, чем вы думаете. Вы жертвуете немного своего времени каждый день и за это получаете пользу и определенные “плюшки”. Отчетность помогает мне, моей команде и даже моему шефу. Данные, собранные со всей организации помогают ответить на важные вопросы. На что сотрудники тратят свое врмя? Сколько времени они тратят непосредственно на работу? Можно ли дать им больше работы? Теперь я могу работать еще лучше и не тратить временя на попытки угадать, когда же мои проекты будут закончены. От учета времени выигрываю и я лично, и компания в целом.
Думаете вы не сможете внедрить это у себя? Это слишком большое изменение? Тогда посмотрите еще раз, сколько преимуществ вы получите, внедрив учет времени в своей организации.