Планирование с Планиро или как сократить число совещаний
Мы начинаем цикл статей, посвящённых использованию возможностей Планиро для командной работы.
Все проекты проходят примерно один и тот же жизненный цикл. Планирование, реализация, оценка результатов. Как максимально удобно можно его реализовать с помощью Планиро?
В этой статье рассмотрим первый шаг: планирование.
Для начала надо всех собрать. В современных условиях это уже задача нетривиальная, особенно, если в команде более двух человек. Чтобы все участники гарантированно узнали о встрече, добавляем посредством Планиро событие в календарь нужного проекта. В описании события сообщаем коллегам что именно, когда, и с кем будем обсуждать. Не забываем настроить системное оповещение, а то и несколько, чтобы никто не мог сказать, что он «запамятовал».
Во время проведения совещания неизбежно будут появляться вопросы, идеи, дополнения — их стоит сразу же записывать в соответствующие обсуждения и заметки, которые создаются в режиме реального времени. То есть буквально — решили, что нужно освещать корпоративный день рождения в СМИ — тут же создали обсуждение «Мы в СМИ», и подписали на него всех релевантных участников.
 |
 |
Аналогично идёт работа с задачами: они создаются в режиме быстрого добавления, то есть сначала только названия. После встречи ответственный (менеджер проекта) добавит к каждой задаче детальное описание, исполнителя, выставит приоритет, и пр. Как это может выглядеть? Например, задачи для цели «Провести корпоратив»:
- Утвердить тему мероприятия
- Написать сценарий
- Найти артистов
- Найти помещение
- Составить меню
- Найти ведущего
- Подписать договора со всеми подрядчиками
- Выслать всем сотрудникам приглашения
Достаточно просто накидать этот пул задач во время самой встречи, и потом, в спокойной обстановке, подробно расписать все детали. При добавлении важно использовать функцию «связанность», чтобы понимать, откуда что появилось. В нашем примере это может быть обсуждение «поиск подрядчиков», к которому привязаны задачи «Найти артистов», «Найти помещение», «Найти ведущего». В комментариях к обсуждению люди смогут писать свои предложения по подрядчикам, по связям сразу видно какая часть работы сделана.
 |
 |
По итогам встречи появится сформированный пул задач, из которых удобно сделать полноценный этап проекта. С помощью групповых операций со страницы нашего события (совещания) все добавленные в него задачи переносятся в свежесозданный этап проекта одной кнопкой. Вуаля!
 |
 |
Как только менеджер проекта подробно опишет каждую задачу, можно начинать работу над этапом, с отслеживанием сроков, прогресса работ, личного вклада каждого из участников, и т.д. Но об этом уже в следующей статье.
Превью: Jean-Charles Debroize